Luin tuoreimman osavuosikatsauksen ja panin merkille, että Mäntsälässä on parhaillaan käynnissä lukuisia digihankkeita, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, sähköistä arkistoa, perustietotekniikan kilpailutusta, Suomi.fi-palveluita ja tekoälyn käyttöönottoa.
Nämä kaikki vaikuttavat osaltaan kuntalaisille tarjottavien palvelujen laatuun ja kustannuksiin.
Mihin nämä kaikki projektit nivoutuvat — eli miten kunnan digitalisaatiota johdetaan ja seurataan kokonaisuutena?
Etsin käsiini kunnan tietohallintostrategian.
Jos et ole siihen tutustunut, niin se löytyy täältä → Tietohallintostrategia 2021-2026 ”Tekniikkaa tunteella”.
Asiakirjasta löytyy visio, kuvaus lähtötilanteesta, jäsennys tietohallinnon palveluista, kärkihanke nimeltä Meidän Mäntsälä sekä mittarit.
Strategian seitsemännessä luvussa luvataan, että toteutumista arvioidaan ja raportoidaan osavuosikatsauksissa sekä johtoryhmässä säännöllisesti.
Tietohallintostrategian seuranta hiipui
Nyt näyttää käyneen niin, että tietohallintostrategiasta raportointi on hiljakseen hävinnyt.
- Vuoden 2021 tilinpäätöksessä siihen viitataan → “kehittämisessä edetään hyväksytyn tietohallintostrategian mukaisesti”.
- Vuoden 2022 tilinpäätöksessä strategia mainitaan edelleen tavoiterivinä.
- Vuoden 2023 tilinpäätöksestä maininta häviää.
- Vuoden 2024 tilinpäätös kertoo, että tietohallintostrategian päivitystyö on käynnistetty.
- Vuoden 2025 talousarviossa asiakirja saa kokonaan uuden nimen → Tietohallinnon toimintaohjelma 2028.
- Vuoden 2025 tilinpäätöksestä en löytänyt mainintaa tietohallinnon strategiasta tai toimintaohjelmasta.
Strategian konkreettinen hanke, Meidän Mäntsälä -palvelukartta, oli strategian näkyvin lupaus kuntalaisille, mutta se ei ilmeisesti toteutunut ja katosi raporteista.
Muita mittareita, joilla strategian toteutumista oli määrä seurata, ovat työntekijöiden tyytyväisyys (2 krt vuodessa) ja kuntalaisten tyytyväisyys (1 krt vuodessa), tietohallinnon toiminnan kustannukset sekä kehitysprojektien eteneminen aikataulun ja tavoitteiden mukaisesti, toimialojen kustannusten kehitys tietotekniikassa sekä toimialojen toiminnan muut kustannukset. Yhdellekään näistä ei ole asetettu lähtö- tai tavoitearvoa, mikä vaikeuttaa mittaamista.
Strategiassa lausutaan myös: “Mitattavat hyödyt ovat hyötyjä, jotka tuottavat osaltaan säästöjä ja tehokkuutta, joita ei voida suoraan osoittaa. Tällainen on esimerkiksi työhyvinvointi.” Näkisin, että työhyvinvointia voidaan kyllä mitata.
Kuntalaisten tyytyväisyyskyselystä löytyy vuoden 2022 tilinpäätöksestä rivi, jossa todetaan lyhyesti: “ei mitattu, luodaan mittari”. Kuntalaisten osallistaminen on tainnut tässä jäädä kokonaan unholaan.
Digitalisaatiolle (digihankkeille kokonaisuutena) ei mittaristossa ole valtuustotasolle sopivaa mittaria. Ainoat tietohallintoon liittyvät mittarit ovat palvelualuetasolla, ja nekin mittaavat ainoastaan tietoturvaa.
Miten digihankkeita seurataan?
Luin läpi tuoreimman talousarvion ja alkuvuoden osavuosikatsauksen ja laskin peräti kahdeksan samanaikaista digi- tai järjestelmähanketta eri tulosalueilla: käyttöoikeuksien hallinnan AD-projekti, mahdollinen HR-järjestelmän vaihto, perustietotekniikan kilpailutus, asianhallinnan ja sähköisen arkiston integraatio, tekoälyn käyttöönotto, kunnan oman tietoaltaan käyttöönoton selvitys, Suomi.fi sekä paikkatieto-ohjelmiston kehittäminen.
Hengästyttävä lista.
Digihankkeiden etenemistä tai kustannuksia valtuutetun on tällä hetkellä vaikea seurata. Miten ja missä näitä sekä niiden strategisia ja taloudellisia vaikutuksia voi seurata?
Tässä kohtaa kaipaisin päivitettyä tietohallintostrategiaa selkänojaksi. On mahdollista, että päivitys on tehty, mutta en löytänyt tuota uutta asiakirjaa (Tietohallinnon toimintaohjelma 2028) julkisista lähteistä.
Digitalisaation strateginen rooli ja talousnäkökulma
Taloudellisesta näkökulmasta haasteellista on myös se, että tietohallinnon budjettia ei ole eritelty omaksi rivikseen vuosien 2021–2025 tilinpäätöksissä. Se sisältyy Tukipalvelut-tulosalueeseen, jonka toimintakulut olivat tuoreimmassa tilinpäätöksessä noin 6 miljoonaa euroa. Samassa laarissa ovat tietohallinnon lisäksi hallinto-, henkilöstö- ja talouspalvelut sekä viestintä, markkinointi ja kulttuuri. Tämä rypäs olisi kyllä hyvä eritellä (kiinnostaisi myös markkinointieurot). Tukipalvelut ovat osa laajempaa Hallintopalvelut-palvelualuetta, jonka toimintakulut olivat noin 12,5 miljoonaa euroa.
Tietohallinnon kustannusten osuutta on siis vaikea arvioida erikseen, ja ulkoistuspalvelun tarjoajakin on matkalla vaihtunut. Ainoa asiakirja, jossa tietohallinnon eurot ylipäätään näkyivät, oli alkuperäinen tietohallintostrategia. Siinä avattiin, että vuonna 2019 ATK-palveluihin meni noin 1,13 miljoonaa euroa ja ulkoistettuun ICT-palveluun lähes puoli miljoonaa euroa. Strategiassa luvattiin, että tietohallinnon kustannukset otetaan seurattavaksi mittariksi.
Vuoden 2025 ostolaskuista löytyy yksi konkreettinen luku. Telialle (Telia Finland ja Telia Cygate) maksettiin vuonna 2025 reilut miljoona euroa. Arvelen, että nämä kattavat ainakin osin kunnan ulkoistetut tietoliikenne-, konesali- ja tietoturvapalvelut.
Kunnassa puhutaan digitalisaatiosta ja tekoälystä strategisina asioina. Silti näiden asioiden kustannukset – eli paljonko investoimme – eivät ole eriteltyinä saatavilla. Parempi läpinäkyvyys olisi hyvin tervetullutta.
Ajattelen, että jos jotain aluetta pidetään strategisena, sitä pitäisi myös pystyä seuraamaan. Kuntalaisen ja valtuutetun näkökulmasta haasteena on se, että emme näe, miten tietohallintostrategian tavoitteet, hankkeet, mittarit ja kustannukset etenevät kokonaisuutena. On mahdollista, että valtuutetut saavat tästä tarkempaa tietoa muuta kautta, mutta julkisista asiakirjoista kokonaiskuva ei avaudu.
Tietoa siitä, kuka tekee työn ja mitä se maksaa, ei ole helposti saatavilla. Kunnan oma tietohallinto on käsittääkseni pieni tiimi, ja käyttäjä- sekä ympäristöpalvelut on ulkoistettu, joten kahdeksan samanaikaisen hankkeen toteutus nojannee osin ostopalveluihin ja ulkoistuksiin.
Merkittävä osa kustannuksista lienee asiantuntija- ja palveluostoja, eikä niiden osuutta voi erottaa tilinpäätöksistä. Kuinka paljon osaamista ostetaan ulkoa ja toisaalta kuormittuuko oma henkilöstö mahdollisesti liikaa?
Lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä
Ajattelen, että valtuutetuilla on tärkeä tehtävä seurata digitalisaation etenemistä kunnassamme. Budjetin tasolla valtuuston olisi hyvä nähdä, käytetäänkö tietohallinnon rahoja järkevästi ja kulkeeko kehitys luvattuun suuntaan.
Tietohallintostrategiassa luvattu osavuosikatsausraportointi olisi tarjonnut tähän luontevan välineen.
Vaikka digitalisaatiolle ei ole valtuustotason mittareita, olisi seuraavan osavuosikatsauksen yhteydessä valtuustolle hyvä antaa kokonaiskuva käynnissä olevista digihankkeista, ja miten ne nivoutuvat uuteen tietohallinnon toimintaohjelmaan 2028.
Valtuustotason kysymys ICT-palveluihin liittyen on se, mihin suuntaan digitaaliset palvelut kehittyvät (kuntalaisen näkökulmasta). Siihen tarvitaan jonkinlainen palvelukartta (Meidän Mäntsälä?) eli kuva siitä, mitä kunta tarjoaa kuntalaiselle sähköisesti ja miten se kokonaisuus muuttuu vuodesta toiseen. Kuinka suuren osan asioistaan kuntalainen voi hoitaa itse, ajasta ja paikasta riippumatta? Sujuvoituvatko palvelupolut vai siirtääkö ”digitalisaatio” vain työn kuntalaisen niskaan? Ihan eri kysymys on sitten se, jääkö palveluihin väylä myös niille, jotka eivät voi tai halua asioida verkossa.
Kunnassa on paljon meitä, jotka työskentelemme digitalisaation parissa. Siksi moni meistä seuraakin kunnan digikehitystä myös ammatillisesta mielenkiinnosta. Mutta ennen kaikkea aihe kiinnostaa kuntalaisena, koska digitalisaatio koskee yhteisiä palvelujamme ja veroeuroja.
Tietohallinto tärkeine digiprojekteineen ei saisi olla musta laatikko, josta valtuutettu tai kuntalainen ei saa selkoa. Hyvin toteutettu digikehitys on kullanarvoista ja säästää tulevina vuosina yhteisiä varojamme.
Kiitos, kun luit!
Riitta
Mäntsälän tietohallintostrategian diat https://mantsala.oncloudos.com/kokous/20202903-6-3.PDF
Tietohallintostrategia 2021-2026 asiakirja https://mantsala.oncloudos.com/kokous/20202903-6-1.PDF
PS1. Onko “Tietohallinnon toimintaohjelma 2028” jossain julkisesti saatavilla? En onnistunut löytämään sitä.
PS2. Lähteinä olivat Mäntsälän tietohallintostrategia 2021–2026 (”Tekniikkaa tunteella”), kunnan verkkosivu; tilinpäätökset 2021–2025; talousarvio 2025 ja taloussuunnitelma 2026–2028; talousarvio 2026 ja taloussuunnitelma 2027–2029; osavuosikatsaus 1/2026. Jos jokin luku tai tulkinta on väärin, huomauta, niin korjaan sen.
Hei, kuule kuntalaista 